Archiviazione ottica e conservazione dei documenti

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Conservare comporta garantire:

- un ragionevole rapporto costi-benefici dei processi di supporto al reperimento delle informazioni sia per fini amministrativi che per ragioni storico-culturali

– accettabili rischi di deperimento o non accessibilità alle informazioni

– sufficienti livelli di sicurezza per garantire l'autenticita' e validità giuridica delle informazioni conservate


CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

Reperimento delle informazioni:

– Aggregazione fisica dei documenti con criteri che massimizzano la probabilità di trovare nel fascicolo i documenti obiettivo di una singola ricerca.
- Uso di strumenti di classificazione, uso di indici.

Rischio di deperimento o non accessibilità:

– Locali adeguati alla conservazione, carta ed inchiostri non deperibili

Autenticità e validità giuridica:

– Firme autografe, sigilli o punzoni, carta intestata, possibilità di ricorso a perizie calligrafiche e-o chimiche


CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Reperimento delle informazioni:
– Una o piu' aggregazioni logiche dei documenti
- Uso di strumenti di classificazione
– Uso di sofisticati strumenti di ricerca

Rischio di deperimento o non accessibilità
– Adeguata conservazione dei supporti, ridondanza
– Gestione della OBSOLESCENZA TECNOLOGICA dei supporti, dei formati, degli strumenti di lettura

Autenticità e validità giuridica:
– Firma digitale, sistemi di marcatura temporale, autenticità legata al supporto


ARCHIVIAZIONE OTTICA: BENEFICI TANGIBILI E INTANGIBILI

benefici quantificabili:

- spazio
- carta
- costi di archiviazione
- tempo di ricerca
- Trasmissione documenti
- Aumento produttività del personale

benefici non quantificabili:

- La sicurezza agli accessi
- Integrazione delle immagini dei documenti ai dati gestionali;
- Utilizzo titolario di classificazione dei documenti accessibilità ai disabili;
- Flessibilità di gestione dei documenti: un documento può essere ricercato secondo qualsiasi combinazione di dati identificativi associati al documento.